La principal diferencia entre las empresas que funcionan y las que no, es la formalidad de su organización. Las más grandes lo saben muy bien y tienen organigramas claros y se establecen las funciones y responsabilidades de cada posición del organigrama y de quienes las ocupan.
Es fácil para ellos porque por su volumen, puede asignarse pocas y muy claras funciones a cada persona. En el caso de las pymes las actividades que deben realizarse no son menores ni menos variadas, pero son muy pocas las personas que deben asumirlas, esto hace que estos empleados tengan múltiples tareas y responsabilidades que se ven afectadas por la falta de claridad e indefinición para su ejecución.
En las empresas familiares se complica aún más porque se confunden los roles familiares con los empresariales, a tal punto que es muy difícil crear una buena organización sin el aporte de un observador externo que no esté comprometido con ninguna de las partes.
En general, se interpreta que tener un organigrama es algo burocrático y de baja utilidad, y se cree que puede anclar a las personas a una determinada tarea, haciéndolo poco dinámico, ya que sobre todo en las Pymes se pueden producir cambios día a día. Sin embargo, el organigrama debe ser formal, claro y debe estar por escrito, para que lo vean todas las personas de la empresa, de esta manera se evitan confusiones. La empresa necesita una permanente evolución y el uso correcto del organigrama facilita este camino.
La organización en la empresa es la base para tener todos los parámetros bajo control y así planificar y dirigir correctamente. El trabajo en equipo parte de esquemas formales, aceptados y consensuados.
No es propósito de este texto profundizar en las teorías referidas a los diferentes modelos que pueden encontrarse con facilidad pero sí subrayar el concepto de que cada empresa debe darse la organización que necesita para poder conseguir sus objetivos y esto no es ni menor ni complementario, es básico y prioritario. Es una construcción, que si es formal, permite incorporar mejoras y simultáneamente comunicarlas al equipo, es la base para describir que se espera de cada uno y para resolver con capacitación entre otras cosas la brecha entre lo que hay y lo que se espera que haya.
La base para la selección del personal es la definición del perfil de cada puesto y esto es posible si existe un organigrama claro con funciones y responsabilidades bien establecidas.
En muchos casos, los empresarios son reacios a delegar, porque han tenido malas experiencias y no están seguros que sus empleados puedan cumplir con las responsabilidades que se les han asignado. Es un caso de profecía autocumplida, no se inicia el proceso de aprendizaje, ni tampoco la capacidad para asumir las nuevas responsabilidades. El círculo se corta empezando por definir formalmente las tareas que se van a delegar.
El trabajo por objetivos, que es la herramienta para la mejora y el crecimiento, indispensable en tiempos de trabajo a distancia, tiene como punto de partida una definición clara de funciones y responsabilidades. Por último, el organigrama, donde se establecen las diferentes posiciones y sus dependencias y los documentos asociados que es donde se definen las funciones y responsabilidades no puede estar archivado donde nadie lo vea, Tiene que servir para conocer la organización actual, que es la que está vigente y se debe poder comparar con situaciones anteriores, de esta manera evaluar la mejor estrategia para lograr nuestro objetivo de mejora y crecimiento. La brecha podrá cubrirse, sin ninguna duda, con una correcta selección de personal, pero especialmente con capacitación.
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