Cada día aprendemos, cada día resolvemos problemas, cuesta mucho perfeccionar los métodos de trabajo, hacerlos funcionar, este esfuerzo no se puede perder, no es bueno volver a tropezar con la misma piedra.
El conocimiento crece cada día, la empresa aprende cada día y el “saber hacer” es un bien muy preciado, que en definitiva nos hace más competitivos.
No es bueno que los conocimientos de las personas que se desvinculen, se pierdan, ni tampoco que formar a quienes se incorporan sea un procedimiento tedioso y lento, no es lógico que tengan que aprender exclusivamente de su propia experiencia.
Estamos en la era del conocimiento, las empresas que no aprenden y no manejan eficientemente el aprendizaje y el registro del conocimiento, pierden. Este tema es especialmente importante en las pymes, que en general son de mano de obra intensiva y cada vez más especializada, a diferencia de las grandes que son de capital intensivo.
Para cubrir los diferentes puestos de la empresa es conveniente redactar primero un documento donde se explica claramente cuales son las tareas y las habilidades requeridas, esta es la forma de seleccionar a las personas adecuadas y evitar problemas futuros que son difíciles de resolver. Luego, en la inducción inicial es bueno contar con textos que expliquen cuál es la cultura empresarial y las reglas que deberán cumplirse.
Cuando la organización evoluciona para adaptarse a los requerimientos del mercado, normalmente se requiere capacitar al personal y es esencial contar con herramientas adecuadas. Las capacitaciones internas o externas se registran en documentos y el momento en que son impartidas a cada empleado también merecen un registro.
Cada vez que un empleado debe realizar una tarea, es muy conveniente tener a mano, siempre muy accesible, las instrucciones operativas que se hayan consensuado oportunamente, registros útiles que deben ser tenidos en cuenta para garantizar calidad y buen rendimiento.
Otros son los documentos que deben tenerse en cuenta, por ejemplo, las ayudas para el uso del sistema, los procedimientos y su correcta distribución, los informes, las auditorías, etc, todos los que cada organización requiera.
Entonces, no alcanza tener redactados los documentos necesarios, que son muy útiles para tantas cosas, también hay que garantizar que su última versión está accesible en el sitio y en el momento necesario. Se debe poder ver preferentemente con un solo click.
La herramienta a la que nos referimos es normalmente llamada gestión de documentos pero en muchas pymes se lo considera un asunto burocrático y de baja utilidad.
El desafío en la era del conocimiento es la organización que aprende, es mucho más que la suma del aprendizaje de cada una de las personas, es un modo de gestión que estimula, crea el ámbito, para que la información y los conocimientos se compartan con toda generosidad. Las personas se sienten bien cuando son capaces de hacer bien su trabajo pero además disfrutan cuando aprenden y también cuando enseñan, cuando comparten lo que saben con sus compañeros a los efectos de lograr el beneficio del conjunto.
Se debe desestimular rotundamente las conductas de las personas que no comparten lo que saben cómo metodología para preservar sus privilegios, su estabilidad, su posicionamiento interno. Cuando uno comparte lo que sabe con los demás, siempre el resultado es positivo, siempre es más lo que se aprende que lo que se enseña.
Por último se debe estimular que haya total coincidencia entre lo que se hace y lo que está escrito, lo que se hace debe cumplir las pautas escritas y cuando no es conveniente, cuando hay mejores formas de hacer las cosas, se deben modificar inmediatamente los contenidos de los documentos, siempre siguiendo las reglas básicas de la mejora continua.
El conocimiento, el tratamiento que en cada empresa se da a la información, la capacidad para aprender, es sin duda alguna el factor competitivo por excelencia.
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