Uno de los principales activos de las empresas son sus contactos, sus relaciones, la forma en que se comunica con todos ellos. De nada sirve tener el mejor producto o el mejor servicio si no somos capaces de comunicarnos fluidamente con nuestros clientes, nuestros proveedores, nuestros asesores, también con las personas de nuestro equipo.
Hay instancias iniciales para conseguir nuevos clientes, desarrollar los proveedores que necesitamos, encontrar quienes van a ser nuestros colaboradores pero luego, el proceso es continuo mientras la empresa desarrolla sus actividades y debe ser realizado correctamente si se espera que nuestro negocio progrese, que consiga los objetivos de mejora de la calidad, de volumen, de rentabilidad, etc. cualquiera sea el que cada empresa se proponga.
No es conveniente que cada integrante de la empresa tenga su propia lista de contactos, los contactos son de la empresa y todos deben estar accesibles para quien los necesita para desarrollar su actividad. Además esa lista no es fija, es dinámica, se suman permanentemente nuevos contactos y los datos de cada uno de ellos están en permanente actualización.
También es conveniente llevar registro de las relaciones que puedan existir entre ellos, sean personas, sean empresas, los vínculos que hay entre personas y empresas, los parentescos entre las personas, sus cargos dentro de las empresas, etc., y es necesario que existan muchos métodos de búsqueda, que a partir de cualquier dato podamos encontrar todos los demás.
Una buena base de datos de contactos debe ser prolijamente administrada, deben cumplirse las disposiciones referidas a la protección de datos, deben evitar duplicaciones y otros errores que son bastante frecuentes, debe estar siempre accesible independientemente del lugar en que nos encontremos.
La lista de contactos es la base para nuestro registro de clientes, proveedores, empleados, primero existen cómo contactos y luego asumen roles, a veces más de uno simultáneamente.
Deben existir métodos múltiples para segmentarlos, para formar grupos, por ejemplo en el caso de los proveedores necesitamos encontrarlos por los productos o servicios que ofrecen y en el caso de los clientes puede interesarnos segmentarlos por tamaño, por actividad, por zona geográfica, etc., esto nos permitirá, cómo mínimo hacer una mejor gestión.
El siguiente paso es analizar cuáles son las mejores prácticas para administrar las comunicaciones. Nos referimos a las comunicaciones laborales, que si pertenecemos a una empresa deben ser compartidas con las demás personas que intervienen en esa actividad. Además deben estar accesibles para que puedan ser revisadas por quienes están a cargo de las actividades del sector, el jefe, el gerente.
Podemos calificar las comunicaciones de diferentes maneras, las grupales, que se hacen con el soporte de un sistema de email marketing y se vuelcan al sistema de la empresa mediante las interfaces necesarias, y también las comunicaciones individuales que pudieran hacerse por diferentes medios, email, teléfono, WhatsApp, etc. todas reunidas y accesible desde la ficha de cada empresa y cada persona que intervino en la comunicación. Sobre todo cuando se trata de clientes o potenciales clientes.
Otro modo de segmentar las comunicaciones es identificarlas cómo privadas y solo estarán accesibles para quienes intervinieron en ellas, un caso típico son las comunicaciones entre un empleado y la oficina de recursos humanos de la empresa.
Por último podemos segmentar las comunicaciones externas, las que cualquiera de las personas de la organización realiza con contactos externos, clientes, proveedores, etc., y las internas que son las comunicaciones que se hacen para la realización de las actividades cotidianas, para evitar el problema tan frecuente, “te lo he dicho”, “no me lo has dicho”
Resulta de mucha utilidad hacer la diferenciación entre comunicaciones pendientes y comunicaciones realizadas. Muchas veces las comunicaciones no son espontáneas, se elaboran previamente, a veces con mucha anticipación y se programa la fecha en que ésta debe realizarse, a veces para uno mismo, otras veces para otra persona de la organización. Estas actividades pendientes deben ser tenidas en cuenta para no omitirlas y al realizarlas, se las cambiará de estado, desaparecerán de la lista de pendientes e ingresarán en la lista de actividades realizadas.
Para realizar correctamente la administración de contactos y el registro de las comunicaciones necesitamos métodos claros de trabajo y si es posible y conveniente valerse de sistemas de gestión que cuenten con las herramientas para facilitarnos la tarea.
Hay que tener muy en cuenta: “Una buena comunicación, facilita la coordinación y fluidez en las relaciones humanas. Aumenta la productividad y eficiencia en las tareas. Genera un ambiente de trabajo agradable. Evita conflictos y malentendidos.”
Suscríbete. Si quieres saber más, pide información. Si estás apurado, pide cita.
