El trabajo en las pymes tiene características muy particulares. Frecuentemente pocas personas se ocupan de muchas tareas diferentes. Los trabajos están menos automatizados, dependen más de las personas que de las máquinas, muchos de nuestros colaboradores son más artesanos que operarios calificados, los productos o servicios son más variados, más personalizados. El control de calidad está en manos del que hace el trabajo. El control del trabajo es más complicado en las empresas pequeñas por la falta de métodos, procedimientos, registros y también porque no se cuenta con la colaboración para hacer tareas que equivocadamente se interpretan como burocráticas.
Respecto del tipo de trabajo, que se asigna a cada persona, muchas cosas están cambiando. Ya no es posible ni conveniente diferenciar operarios de empleados, mucho menos en pymes. Hubo un tiempo en que unos pensaban y decidían, otros solamente aportaban la mano de obra y otros, se dedicaban a controlar, esto definitivamente ya no es así. El cambio más reciente es la incorporación del teletrabajo que trajo la pandemia, pero para muchas de las tareas, vino para quedarse.
Podemos diferenciar el trabajo por muchos criterios, las tareas que agregan valor y las que no lo hacen, esto da origen a muchas mejoras. Las que se aplican a elementos tangibles que modifican el valor de nuestro inventario y que permiten calcular el costo de cada venta en el momento de la venta y no a fin del ejercicio cuando se cierra el balance. Las tareas referidas a proyectos, tanto internos como para los clientes en el caso de las empresas de servicios. Las tareas indirectas, tanto de gerentes y supervisores como del personal de ventas, compras, administración etc., el tiempo dedicado a mantenimiento, etc.
Es muy importante conocer la totalidad de las horas, y los costos que estas implican, que normalmente se imputan a gastos fijos pero que deben discriminarse para ver cuánto se dedica en general y en particular, por sección y/o por persona, a cada una de las tareas.
Conociendo el verdadero destino que han tenido las horas de trabajo, es posible planificar cambios, mejoras, optimizaciones, es la primera de las herramientas que las empresas tienen para proponer los cambios y para verificar cuál fue su grado de cumplimiento.
Necesitamos dividir el trabajo en dos grandes grupos, las tareas directas y las indirectas, las que se contabilizan como gastos fijos y las que representan gastos variables. En cualquier caso, para poder analizar correctamente, tomar buenas decisiones, definir correctamente los precios de venta, conocer cuál es el punto de equilibrio, necesitamos medir de manera constante el destino que tienen las horas trabajadas y el costo que representan.
Si no conocemos cuánto tiempo requiere cada una de las tareas en base a registros confiables, no podemos calcular el tiempo que requerirán las tareas pendientes y tampoco podremos cumplir las fechas de entrega pactadas.
Es muy común llevar registro de los lotes y de los insumos y de los controles de calidad, etc. etc. pero, medir la calidad de los productos, el scrap, el porcentaje de no conformidades, etc. no alcanza si no lo asociamos al costo real de cada producto fabricado. El costo, el tiempo requerido para cada operación y en consecuencia para cada producto, que cumple con las especificaciones de calidad no es un elemento que puede quedar al margen, la calidad y el costo de la calidad son elementos complementarios. Las pymes también pueden manejar esta información valiéndose de sistemas informáticos muy accesibles que producen toda la información necesaria a partir de diferentes herramientas de prorrateo que permiten reducir al mínimo el registro de los datos.
Otro argumento muy importante es que debemos diferenciar a los trabajadores que merecen nuestro reconocimiento de los que requieren capacitación y control. Si no encaramos esta tarea, el precio es muy alto, el personal buscará el equilibrio con los que menos hacen, es el camino a la ineficiencia y a la falta de colaboración.
No podemos darnos el lujo de ser menos eficientes, menos productivos, menos competitivos. Nuestra empresa tiene que ser rentable para retener a los mejores trabajadores y eso es una buena parte de lo que garantiza la rentabilidad. El clima de trabajo, el modo en que establecemos las comunicaciones internas, basadas en datos y no en apreciaciones, es responsabilidad de la conducción y es el modo de transitar el círculo virtuoso de la mejora continua.
El trabajo que realizamos en nuestra empresa es lo que transforma los insumos y servicios de nuestros proveedores en productos o servicios que satisfacen las necesidades de nuestros clientes. Esa transformación depende fundamentalmente de la “Eficiencia con la que realizamos el trabajo”
Suscríbete. Si quieres saber más, pide información. Si estás apurado, pide cita.
